Les techniciens en gestion d'archives ANAMNIS possèdent toutes les qualifications pour assurer l'ensemble de la chaîne archivage :



La prise en charge sur le site comprend les prestations suivantes :

  • Planification des dates et durée d’intervention des techniciens   ANAMNIS en concertation avec les services producteurs ;
• Fourniture, façonnage et identification confidentielle des   conteneurs (les conteneurs sont contractuellement propriété du   client) ;
• Mise en conteneurs des unités d’archives ;
• Relevé des inventaires au moyen d’outils numériques pérennisant in   situ l’information d’origine ;
• Enlèvement et transport des conteneurs vers le centre de gestion   ANAMNIS.




ANAMNIS établit un inventaire par énumération des unités d’archives (U.A). Les U.A. sont définies par :
 
• le service producteur,
• la date de production,
• la nature ou le libellé du contenu,
• le délai de conservation,
• et/ou tout autre critère demandé par le service producteur.

L'inventaire détaillé est réalisé au moyen d’outils numériques pérennisant in situ l’information d’origine, au moment du conditionnement et avant transfert des archives.

L’actualisation des inventaires se fait à chaque mouvement enregistré sur le fond (intégration, sortie de documents ou destruction). L'inventaire est consultable ou mis à disposition du service producteur sur demande.





Une exclusivité ANAMNIS
 
Un seul mode de conservation confidentiel : le tout linéaire conteneurisé dans un concept architectural modulaire dédié.

Le tout linéaire conteneurisé : Ce mode de conservation garantit le référencement unique et autonome de chaque conteneur, excluant toute forme d'empilement et/ou palettisation.

Les conteneurs sont stockés de manière aléatoire, et sont dépourvus de tout signe extérieur permettant leur identification.

Le concept architectural modulaire : ANAMNIS a élaboré un cahier des charges garantissant une qualité de conservation optimale du document physique dans le temps, incluant notamment les exigences des Archives de France, en préférant des modules indépendants d’une capacité unitaire de 50 000 mètres linéaires.

Les modules de conservation ANAMNIS bénéficient d’un périmètre de sécurité comprenant :

     • système de détection anti intrusion,
     • système de détection anti incendie,
     • télé vidéo surveillance,
     • accès contrôlés.





A tout moment, les documents gérés par ANAMNIS sont disponibles pour consultation par les personnes nommément désignées par les services producteurs. En accord avec ceux-ci, ANAMNIS peut gérer l’intégralité de la chaîne consultation : accusé de réception de la demande, traitement de la recherche et transfert direct à un destinataire désigné par le service producteur avec utilisation d’un formulaire standard.

Demande de communication de documents :

 En mode normal les demandes de communication de documents se font via le site Internet www.anamnis-net.fr/ciel.
L'interface WEB, ANAMNIS C.I.E.L. (Consultation d'Inventaire en Ligne) permet de rechercher un document dans l'inventaire client selon un ou plusieurs critères (requête portant sur le service, l'année, le libellé, etc...) La sélection validée par le demandeur est transmise en ligne aux services Anamnis.

Par exception, en dehors de l'utilisation de ANAMNIS C.I.E.L., le client peut adresser sa demande en précisant le numéro de la ligne d'inventaire sélecionnée et ce par télécopie ou par mail.

Communication de documents :
     • Transfert physique du document nécessitant la sortie de l'original et de son suivi tracé
     • Transfert via télécopie ou mail de l'image du document
     • Mise en ligne de l'image du document (ANAMNIS GDM)
       Le délai du transfert de document est de : jour de la demande avant 15h00 + 1 jour avec possibilité d'une        réponse sous 2 heures par transmission de l'image du document.

     • Pour les recherches lourdes, complexes et nécessitant une manipulation importante ou même aléatoire        des documents, ANAMNIS met à disposition du Client une salle de consultation en ses locaux.

       Le système informatique de gestion ANAMNIS permet de multiples statistiques (ratios de consultations,        suivi des retours, historique etc...)





A tout moment, le client peut avoir connaissance via Internet par ANAMNIS C.I.E.L., des U.A. arrivées à échéance et peut valider électroniquement leur destruction. A chaque renouvellement annuel du contrat, tous les documents réputés "à détruire" font l'objet d'un certificat de destruction reprenant en détail toutes les U.A. à détruire. Ce certificat est adressé au client. Sans invalidation sous quinzaine, les U.A. sont réputées détruites. La destruction est effectuées par broyage sur un site agrée selon la législation en vigueur.